Avocat : utiliser un dictaphone pour ses courriers et comptes-rendus

Dans le domaine juridique, pour pouvoir faire frapper ses documents par son secrétariat ou un secrétariat externalisé, un avocat va s’équiper d’un dictaphone numérique. Il existe plusieurs catégories de dictaphones :

• Les mini-enregistreurs : petits, rudimentaires et très peu chers.
• Les dictaphones grand public : qualité moyenne souvent en mono, prix contenu.
• Les dictaphones professionnels : très bonne qualité d’enregistrement, fichiers de petites tailles, onéreux. Il est préconisé pour la retranscription et la reconnaissance vocale
• Les applications mobiles.

Quel dictaphone pour un avocat ?

De nos jours on ne s'oriente plus vers un dictaphone à cassette (analogique) mais vers un dictaphone numérique qui permet de faire des enregistrements numériques avec une meilleure qualité audio.

Pour choisir un bon dictaphone pour un avocat, nous vous conseillons de vérifier les informations suivantes :

• Qualité et fiabilité de la marque : Sony, Olympus, Philips, Zoom, etc.
• Mémoire interne ou capacité d'enregistrement : la capacité de stockage minimale conseillée est de 4 Go. Les modèles professionnels sont disponibles dans des capacités allant de 16 Go à 64 Go, souvent avec l'ajout du carte mémoire (carte SD ou carte Micro SD). Certaines marques mettent l'accent sur le nombre d'heures d'enregistrement audio pouvant être enregistrées sur la mémoire interne (mémoire flash). Cette valeur n'est pas très représentative, car il existe différents formats d'enregistrement qui occupent plus ou moins d'espace.
• Autonomie des enregistreurs : les dictaphones peuvent fonctionner sur piles ou batterie rechargeable. Nous recommandons les modèles alimentés par batterie qui se chargent à l'aide d'un connecteur USB ou micro-USB. La batterie se charge rapidement et vous bénéficierez de plusieurs heures d'autonomie d'enregistrement.
• Présence de l'écran de contrôle (écran LCD ou OLED) : il permet une meilleure prise en main avec des instructions clairement affichées. D'autres sont plus compacts, avec uniquement des boutons de contrôle pour l'enregistrement, l'écoute et le changement de piste. Les modèles professionnels peuvent être équipés d'un rétroéclairage pour un meilleur confort visuel.
• Format d'enregistrement : il existe différents formats d'enregistrement (WAV, WMA, MP3, PCM, DSS, etc...). Chaque format audio a ses spécificités en termes de taux de compression et la fréquence d’échantillonnage. Le fichier audio numérique prendra plus ou moins de place.
  Mieux vaut passer aux formats professionnels comme DSS ou DS2 qui offrent une très bonne qualité sonore et des fichiers audio de petite taille pour une durée d'enregistrement vocal importante. D'autres formats conviennent, comme WMA ou MP3, mais seront plus grands.
• Le mode d'enregistrement numérique : pour la dictée numérique, il est suffisant d'utiliser le mode mono. Le mode stéréo est plutôt utilisé en cas de bruits de fond importants (enregistrement numérique d'une conférence par exemple).
• Le mode de transfert de fichiers : les fichiers peuvent être transféré de manière filaire (câble usb, socle branché à l’ordinateur) ou en sans fil (Wifi).
  Nous conseillons le mode filaire pour des questions de praticité (dans le cas d’un branchement sur plusieurs sites). Combiner les 2 est possible.
• Prise jack ou mini jack : certains enregistreurs numériques proposent un ou plusieurs prises qui permettent de brancher soit des écouteurs (meilleure compréhension qu’avec un haut-parleur), soit un microphone (vous pouvez équiper l'enregistreur d'un microphone ou d'un micro-cravate pour améliorer la prise de son, notamment en cas de bruit ambiant).
• Poids de l'appareil : le format compact de l'enregistreur numérique permet de l'emporter partout. Le modèle léger pèse moins de 100 grammes.

Parmi les différentes marques de dictaphone pour huissier, les dictaphones Olympus DS-9000 ou DS-9500 font partie des références dans le domaine. Simple à utiliser, ils offrent un rendu sonore d’excellente qualité, une très bonne capacité de mémoire et sont, habituellement vendu en pack comprenant l’appareil d’enregistrement, la batterie, l’étui, le câble usb, un socle et le logiciel de déchargement et lecture des fichiers vocaux enregistrés.

L’application mobile Dictez.com en remplacement du dictaphone :

Pour ses clients, Dictez.com met à disposition gratuitement son application mobile qui remplace aisément le dictaphone d’un avocat coutant au minimum 400 € pour un modèle professionnel.

Elle permet d’utiliser son téléphone pour dicter et par la même occasion d’envoyer directement les fichiers dictés au secrétariat. Plus besoin de transporter un appareil supplémentaire.

Elle a été développée de manière à proposer les mêmes options d’un dictaphone professionnel (édition d’une dictée avec écrasement et insertion, réécoute, mise en pause automatique si appel, etc). En complément, il est possible d’indiquer des informations supplémentaires qui seront transmises au secrétariat (urgence, nom et prénom, etc…)

Comment peut-on tester l’application mobile Dictez.com ?

Vous pouvez télécharger l’application sur Google Play ou sur l’Apple Store en cliquant sur l’icône ci-dessous :

L’application étant réservée à nos clients, vous pourrez demander l’activation d’un compte via le formulaire présent dans l’application.

Après votre première prise de contact, vous pourrez tester notre service dans les 24h. Les 10 premiers documents ne sont pas facturés.

Si vous êtes satisfait de notre prestation, il vous suffira de continuer à utiliser notre service. La facturation sera ensuite effectuée 1 fois par mois.